20:29:35 - jeudi 21 septembre 2017

Trucs et astuces pour organiser un bon voyage d’affaires


Un but précis pour votre voyage d’affaires

Avant toutes choses il est important de définir les besoins et les objectifs à atteindre lors de ce voyage. Que ce soit pour l’organisation d’un séminaire dans le but de renforcer les liens d’une équipe ou d’un voyage d’affaires pour faire le bilan de l’année, rencontrer des clients, des fournisseurs ou pour faire une formation, tous n’engendreront pas les mêmes activités et la même organisation. La cible de l’événement sera aussi à prendre en compte et l’organisation différera selon que ce soit pour des clients, pour des salariés, des chefs d’entreprise ou des partenaires.

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Un planning et un cahier des charges

Lors de préparation d’un voyage d’affaires il est important d’être très organisé. En effet, il y a une multitude de tâches à réaliser et en oublier une peu vite arriver. C’est pourquoi il est recommandé de créer un retro-planning qui permettra de suivre les étapes une à une. Dans ce rétro-planning nous trouvons le budget qui est une étape importante à fixer dès le départ, il se fera par personne et par jour. Le lieu de l’événement ainsi que le type d’hébergement, seront à réserver à l’avance. Que ce soit pour un séminaire organisé sur la Côte d’Azur, en Ile-de-France ou en province, les prestations et les prix ne seront pas les mêmes. Il faudra toutefois se renseigner sur la qualité de leurs hébergements pour éviter les mauvaises surprises. La restauration doit convenir à l’ensemble des intervenants sans pour autant avoir un repas gastronomique. Il est important de connaître les préférences de chacun : végétariens, allergies, etc. (en faisant passer une feuille de choix de menus avant le séminaire) ou en prévoyant un large choix de menus lors du séjour. Il faudra ensuite contacter un certain nombre de prestataires pour organiser les activités, comparer leur devis et leurs prestations pour choisir le meilleur rapport qualité / prix.

Motiver tous les salariés

Une fois le but du voyage défini, le budget établi, le lieu et l’hébergement trouvé, il faut réfléchir aux activités que vous allez proposer à vos salariés. Evidemment celles-ci seront différentes selon votre cible et le but de l’événement. Quoiqu’il en soit la difficulté sera de rassembler l’ensemble des participants autour d’une cause commune. Personne ne devra se sentir mal à l’aise ou mis de côté. C’est un dilemme très compliqué car chaque personnalité est différente. Les activités ne seront pas organisées au hasard et elles devront avoir une place légitime dans le séminaire. Il faudra sûrement faire appel à des prestataires externes qui prendront en charge les participants. Il est alors important de définir clairement avec eux les objectifs et le thème des activités.

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Les petits +

Envoyer une invitation aux personnes conviées au séjour est une petite attention qui plongera les participants dans le bain. Profitez-en pour y ajouter un questionnaire sur leurs préférences, ce qui simplifiera votre organisation. Une fois sur place, pensez à disposer des documents en relation avec le thème de l’événement, des objets et quelques petits souvenirs pour les participants.

Lors de l’organisation, il n’est pas utile de chercher à baisser le prix au maximum. Privilégiez davantage la qualité des prestations et de l’hébergement, sinon les participants risquent de rester sur une note amère.

Une semaine après le voyage envoyez un mail de remerciement aux participants et pourquoi pas un questionnaire de satisfaction qui vous sera très utile pour l’organisation de votre prochain séminaire.

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Catégorie : Voyages organisés